Et rengøringsfirma har brug for mere end en adresse og et ønsket tidspunkt. Arbejdet skal passe til rummene, adgangen til boligen og de opgaver, du ønsker udført. En brugbar plan begynder derfor før selve rengøringen og beskriver også, hvad der skal ske, hvis tiden bliver knap. Med klare aftaler om forberedelse, rengøring og tilbagemelding ved både du og medarbejderen, hvad der forventes.

Begynd med rummenes brug og belastning

Start med at beskrive, hvordan boligen bliver brugt, frem for blot at oplyse antallet af kvadratmeter. En entré med barnevogn, sko og hundekurv stiller andre krav end et gæsteværelse, der sjældent benyttes. Notér, hvilke rum der bruges dagligt, og hvor snavs typisk samler sig. Køkkengulvet kan eksempelvis kræve mere opmærksomhed end gulvet i soveværelset, selv om rummene har omtrent samme størrelse.

Beskriv derefter overfladerne. Trægulve, natursten, blanke fronter og malede vægge skal ikke nødvendigvis behandles ens. Oplys om kendte begrænsninger, og find eventuelle plejeanvisninger frem. Du skal ikke skrive en teknisk rapport, men give et retvisende billede af opgaven. Notér også de områder, der skal springes over, eksempelvis et skrivebord med papirer eller et værelse, hvor døren skal forblive lukket.

Hvilke opgaver skal rengøringsfirmaet nå først?

En prioriteret opgaveliste er mere anvendelig end en lang ønskeliste, hvor alt står lige højt. Del arbejdet op i faste opgaver og opgaver, der kun udføres efter særskilt aftale. De faste kan være rengøring af toilet, håndvask, køkkenbord og gulve. Ekstraopgaver kan være indvendig rengøring af ovnen, aftørring oven på skabe eller grundigere rengøring af fuger. Beskriv konkret, hvad hver opgave omfatter, så I ikke lægger noget forskelligt i aftalen.

Aftal også, hvad der skal nås først, hvis tiden bliver knap. Har badeværelset og køkkenet førsteprioritet, skal det fremgå, før arbejdet begynder. I kan eksempelvis aftale, at disse rum færdiggøres, før der bruges tid på panelerne i stuen. Så skal medarbejderen ikke gætte sig til dine ønsker under besøget. Spørg samtidig, hvilke opgaver firmaet vurderer kan klares inden for den aftalte tid, og hvilke der kræver et særskilt besøg.

Læg besøget efter boligens døgnrytme

Tidspunktet skal vælges ud fra mere end en ledig plads i kalenderen. Tænk på hjemmearbejde, børns sovetider og tidspunkter, hvor badeværelset er optaget. Har du et videomøde klokken 9, er det upraktisk at få støvsuget arbejdsværelset samtidig. Aftal i stedet, at rummet tages før mødet eller efter et bestemt klokkeslæt. Skriv den slags hensyn ind i arbejdsbeskrivelsen, hvis de gælder ved hvert besøg.

Skeln mellem et fast ankomsttidspunkt og et tidsrum for ankomst. En aftale om ankomst mellem klokken 8 og 9 er noget andet end en aftale præcis klokken 8. Afklar også, hvem der giver besked ved forsinkelse, og hvornår beskeden skal komme. Ved gentagne besøg bør du kende fristen for at flytte eller aflyse en tid samt eventuelle gebyrer. Det giver bedre mulighed for at håndtere kalenderændringer, før de forstyrrer arbejdsdagen.

Få adgang og udstyr på plads før besøget

Adgangen skal være aftalt, inden medarbejderen står ved døren. Beslut, om du selv åbner, om en nøgle skal udleveres, eller om I bruger en anden adgangsløsning. Ved nøgleudlevering kan I aftale en skriftlig kvittering og en procedure for tilbagelevering. Oplys om døre, der smækker, låse, som skal betjenes på en bestemt måde, eller en alarm, der kræver instruktion. Del kun adgangsoplysninger med de personer, der har brug for dem, og brug den aftalte kanal.

Afklar derefter, hvem der leverer støvsuger, mopper, klude og rengøringsmidler. Hvis dit udstyr skal bruges, skal det være tilgængeligt og fungere. En støvsuger med fuld pose eller et afladet batteri tager tid fra rengøringen. Vis også, hvor vand kan hentes, og hvor affald skal afleveres. Har du særlige plejemidler til bestemte overflader, skal brugen aftales, så medarbejderen ikke selv skal vælge mellem ukendte produkter.

Gør boligen klar uden at overtage rengøringen

Forberedelsen handler først og fremmest om at skabe adgang til de flader, der skal rengøres. Fjern tøj fra gulvet, saml legetøj, og ryd køkkenbordet for løse ting. Hvis oprydning ikke indgår i aftalen, vil flytning af mange genstande ellers tage noget af den afsatte tid. Du behøver derimod ikke vaske gulvet eller pudse armaturet, før hjælpen kommer. Skellet mellem oprydning og rengøring skal være tydeligt.

Lav en kort rutine til aftenen før besøget. Sæt sko på plads, fjern bademåtter efter aftale, og sørg for, at opvasken ikke spærrer vasken. Læg værdigenstande og private dokumenter væk, og aftal, hvor kæledyr skal opholde sig under arbejdet. Forvent ikke, at tunge møbler bliver flyttet, medmindre det er aftalt. Hvis et område ikke kan gøres tilgængeligt denne gang, så giv besked på forhånd. Dermed slipper medarbejderen for at bruge tid på at afklare det under besøget.

Aftal arbejdsrækkefølgen med dit rengøringsfirma

Arbejdsrækkefølgen bør tage hensyn til både rummenes indretning og rengøringsmetoden. Som udgangspunkt giver det mening at tørre støv af på højtliggende flader før støvsugning og gulvvask. Ellers kan støv og småpartikler ende på et gulv, der allerede er rengjort. I et hus med flere etager kan arbejdet ofte tilrettelægges fra øverste etage og ned, men adgangen til rummene og brugen af dem kan kræve en anden løsning.

I køkken og badeværelse skal der være styr på klude og redskaber, så udstyr fra toilettet ikke bruges på køkkenets flader. Rengøringsmidler skal anvendes efter etiketten og overfladens plejeanvisning. Det gælder også den angivne virketid. Aftal desuden, hvordan medarbejderen afslutter et rum, så nyvaskede gulve ikke straks bliver betrådt under det videre arbejde. Du behøver ikke styre hvert håndgreb, men firmaet skal kunne forklare arbejdsgangen, og den skal passe til opgaven.

Brug første besøg til at justere tidsplanen

Det første besøg kan vise, at tidsbehovet er anderledes end forventet. Måske ligger der mere støv på de øverste hylder, eller badeværelset kræver grundigere rengøring end beskrevet. Skeln derfor mellem den indledende rengøring og den løbende vedligeholdelse ved senere besøg. Er der behov for ekstra tid, skal ændringen aftales, før arbejdet udvides. Det gælder både ved timebetaling og ved en fast pris for bestemte opgaver.

Gennemgå resultatet med udgangspunkt i opgavelisten frem for en løs forventning om, at alt skal se perfekt ud. Se eksempelvis efter, om de aftalte gulve er vasket, og om håndvask og køkkenbord er rengjort som beskrevet. Giv konkret besked om mangler, og spørg til områder, der ikke blev nået. Brug derefter erfaringerne til at justere tidsrammen, hyppigheden eller opgavernes omfang, så der er et realistisk grundlag for næste besøg.

Hold ændringer og ekstraopgaver i en fast rytme

Når den almindelige rengøring fungerer, kan sjældnere opgaver fordeles over kommende besøg. Det kan eksempelvis være aftørring af dørkarme ved ét besøg og rengøring af tomme køkkenskabe ved et andet. Opgaverne skal stadig aftales særskilt, hvis de ligger uden for den faste ydelse. Læg ikke flere ekstraopgaver oven i samme tidsrum uden at tage noget andet ud eller aftale mere tid.

Brug én fast kontaktvej til ændringer, så beskeder ikke ligger spredt mellem sedler, telefonopkald og forskellige beskedtjenester. Skriv, hvilken opgave det drejer sig om, hvilket rum den gælder, og hvornår du ønsker den udført. Ved ferie eller håndværkerarbejde kan der midlertidigt være brug for at ændre rækkefølgen. Aftal også, hvem der opdaterer arbejdsbeskrivelsen, hvis medarbejderen skifter. Den nye medarbejder skal kunne finde de aktuelle oplysninger om adgang, prioriteringer og overflader, der kræver særlig behandling, inden arbejdet begynder.